Informe Sistema
Logístico En La Gestión De Aprovisionamiento Y Distribución
Empresa “Dulce del Día”
Generalidades
EL
DULCE DEL DÍA, es una Sociedad Anónima Simplificada fundada en el 2015,
organización flexible y abierta a los cambios, cuenta con un Gerente General y
un director en las áreas de Producción, comercial y financiera.
Objeto social:
producción y comercialización de panela, su domicilio principal municipio de
Villeta Cundinamarca, actualmente tiene tres puntos de venta municipios de
Villeta, Funza y la central de abastos de la ciudad de Bogotá y un cliente en Estados Unidos.
Temas a desarrollar
Teniendo
en cuenta que la empresa “El Dulce Del Día”, es una empresa que se ha enfocado
en su proceso productivo y no ha definido un sistema logístico y de gestión
viable se ha visto afectado su normal desarrollo, situación que ha sido identificada
por su Gerente.
De
esta manera presentamos el desarrollo del Plan en Gestión de Aprovisionamiento
y Distribución que busca la mejora en todos los procesos de flujo de Materia
prima al interior de la empresa así como la oportunidad y eficiencia en la
entrega del producto final al cliente, en aras de minimizar los riesgos por
costes innecesarios y pérdida de clientes.
Teniendo en cuenta la
situación presentada por la empresa El
dulce del día y de acuerdo al estudio analizado, se exponen las estrategias
a implementar dentro de Sistema Logístico, en las áreas de Aprovisionamiento y
Distribución.
GESTIÓN
DE APROVISIONAMIENTO
Teniendo
en cuenta el aprovisionamiento como una rama de la Logística busca realizar un
control óptimo de los suministros que intervienen dentro de los procesos
operativos, con el fin de alcanzar una gestión acertada de los bienes y
servicios es una pieza importante dentro de la cadena de suministro, pues no se
enfoca solo en la adquisición de insumos o productos sino en la organización
desde su compra hasta su inventario.
1.
PLANIFICACIÓN
En este punto buscamos alcanzar una relación
favorable entre el las áreas y los actores que intervienen en la cadena de suministro
de la empresa (Área de compras, proveedores y Almacén), de tal forma que el
flujo de entrega y rotación de cada uno de los insumos para llevar a cabo la
operación de la empresa y sin ocasionar costos adicionales o incremento
innecesario en los mismos.
1.1. Objetivo: Generar una relación óptima con los
proveedores en aras de adquirir todos los productos necesarios para la
producción como materia prima, necesarios para el proceso de fabricación de la
panela con el fin de generar oportunidad y calidad.
1.2. Meta: Alcanzar la satisfacción en demanda
en un 100% de cada uno de los clientes en tiempos cortos que no descuiden la
calidad del producto y con el trabajo continuo del departamento de producción
sin generar costes adicionales.
1.3. Acciones: Dentro de las acciones más viables a implementar
se propusieron:
v Dentro de la
base de proveedores y de acuerdo al estudio realizado, se realizará una nueva
selección y reestructuración en la base de proveedores teniendo en cuenta la
calidad, precio y tiempos de entrega ofertados con el fin de optimizar el
suministro de insumos.
v De acuerdo a
los proveedores seleccionados como condición inicial se establecerán tiempos de
entrega a partir de la realización del pedido, con clausulas de cumplimiento
que garanticen la provisión oportuna que no afecte la producción.
v De acuerdo a
la demanda de insumos y la delicadeza y manipulación de los mismos, se establecerán
canales de entrega que faciliten el acceso oportuno a cada material de
producción.
v Con el fin de no realizar pedidos innecesarios
o generar un stock excesivo de productos, que puedan afectar su calidad y
estabilidad se realizará un inventario periódico en el que se enfrenten los
registros contras las existencias, los pedidos contra los gastos, de tal forma
que se genere una trazabilidad en el consumo de los productos para futuras
requisiciones.
·
Desde al área de Compras se propone:
v Como
resultado de la implementación del inventario periódico se realizará un control
sobre la compra de materiales y teniendo en cuenta la demanda y el flujo del producto, por lo cual se
disminuirán gastos gracias a la manipulación, preservación y distribución de
las tareas.
v Se realizarán
reuniones periódicas con una proyección de cuatro meses que permitan afianzar
las relaciones con los proveedores, así como exponer entre las partes las
necesidades, falencias, avances y resultados alcanzados a partir de la relación
comercial.
v De acuerdo a
la demanda y precios de los productos en el mercado se pueden realizar compras
anticipadas de los materiales con mayor rotación y poco riesgo de caducidad para
aprovechar las ofertas de precios.
v Almacenamiento
adecuado de la materiales de producción, de acuerdo a la rotación evitando la
pérdida por deterioro, caducidad y/o desperdicio.
v Teniendo en
cuenta la relación estrecha que manejan con el Coordinadora de compras
periódicamente y basadas en el control de inventarios y flujo de materia prima
realizado, evitando el sobre Stock de productos 3. Mantener
relaciones favorables con los proveedores con el fin de alcanzar un flujo
pertinente de las tareas en los dos sentidos 4. De acuerdo a la demanda y
precios de los productos en el mercado se pueden realizar compras anticipadas
de los materiales con mayor rotación y poco riesgo de caducidad para aprovechar
las ofertas de precios
·
Hablando del Control de inventarios decimos que:
v Gracias a la
realización del Inventario Periódico, se pretende identificar los productos con
mayor rotación, así como realizar el control de caducidad y optimización de los
mismos desde el área de Almacén, el cual facilitará la rotación y entrega de
suministros así como su gasto.
v Embalaje: El
diseño está en función de: El tratamiento, El almacenamiento, El nivel de
protección contra pérdidas y desperfectos.
v Control periódico
y permanente de Inventarios que informen la rotación de los productos para
establecer los tiempos de compra y adquisición.
·
Por parte de los proveedores decimos que:
v Reestructuración
y evaluación del Portafolio de Servicios y propuesta comercial de los proveedores
actuales, en aras de reinventar y mejorar los actuales como mejoramiento en el
proceso de producción.
·
Finalmente hablando de Inventario y Stock decimos que:
v Se van a identificar
los productos con mayor rotación, así como su destino y utilización como la parte
inicial del proceso de optimización y gastos oportuno.
v Almacenamiento
adecuado de lo insumos en estantería que facilite la visualización de las existencias
así como la optimización y gasto adecuado de la misma, en un área con acceso
restringido.
1.4. Recursos Necesarios: De acuerdo a
las expectativas e intenciones expuestas anteriormente se prevé la utilización
de los siguientes recursos:
v Capital
humano capacitado en inventarios, manejo del sistema de control de inventarios,
como primer filtro para el marcaje de los consumos realizados así como de los
vencimientos y optimización de los insumos.
v Software para
la administración y almacenamiento de la base de datos de los proveedores,
portafolio de productos, ofertas, acuerdos de entrega, entre otros.
v Capital
aproximado de $5.000.000,00 para la implementación de los programas así como
para la capacitación del personal.
v Software para
la gestión y almacenamiento de información referente a la compra de insumos,
inventarios y gastos de dichos productos.
v Base de datos
de materia prima, entre otro materiales directos o indirectos de
fabricación
v Internet para
la búsqueda de información y datos relevantes de suministro.
v Equipos de
computo.
v Presupuesto
planificado para la nómina del mes que considere pagos de horas extras para los
trabajadores que intervengan en el proceso constante de reestructuración.
v Verificar las
existencias disponibles teniendo en cuenta condiciones y caducidad
v Registro de
las entradas y salidas del inventario de todos y cada uno de los productos disponibles
dentro del mismo.
v Estantería para
el almacenamiento de insumos
1.5.
Limitaciones:
v Zonas
geográficas de díficil acceso para la
entrega de los insumos por parte del consumidor.
v Relación poco
estrecha con los proveedores, falta de seguimiento a los contratos acordados
para el cumplimiento de acuerdos y control obsoleto de la viabilidad de los
proveedores.
v Falta de
control del presupuesto destinado para la compra de materia prima y otros
elementos de produccción
v No existe
seguimiento de la entrega de los productos por parte del proveedor
v Ineficiencia
en el control de inventarios.
v Incumplimiento
a los contratos y acuerdos inicialmente establecidos con los proveedores,
debido a la falta de seguimiento e imposición de cumplimiento de las cláusulas
firmadas.
v Baja calidad
de los productos y servicios ofertados y precios poco estables
v Falta de
garantías e información desactualizada del Portafolio de Servicios ofertado por
el proveedor, que limita el conocimiento de nuevas opciones de suministro así
como el estudio frente a otros apostadores comerciales.
v Personal no disponible
para auditorias de inventarios, conteo y control de existencias
disponibles
v Poca flota
tecnológica para la instalación de los software de gestión de información.
v Falta de
espacio para implementación de propuestas e ingreso de activos fijos.
v Falta de
control por parte del líder del proceso de la rotación de los materiales para
su posterior adquisición de compra
v Inexistencia
de políticas de compras
v Registro
erróneo de los Inventarios con información equivocada de la entrada y salida de
productos
v Uso
inadecuado de los materiales disponibles, desperdicio por caducidad e
ineficiencia en el control de la rotación de los mismos.
v Precios altos
por parte del proveedor en los productos ofertados.
v Personal no
disponible para auditorias de inventarios, conteo y control de existencias disponibles
v Poca flota
tecnológica para la instalación de los softwares de gestión de información
v Dificultad
para automatización de la información y adherencia por parte de los empleados
al sistema
v Falta de capacitación
en el control de inventarios
v Espacios
ineficientes para el almacenamiento del inventario
v Definir
tiempos de entrega de la materia prima por parte del proveedor con el fin de no
afectar la producción y hacer efectiva la cláusula de cumplimiento en los
tiempos de entrega.
v Establecer
los canales de entrega que facilitarán el acceso a los materiales de producción,
de tal forma que se lleve una trazabilidad desde el punto inicial hasta el
final en el canal de suministro.
v Se realizará
una auditoria como parte del control (garantia de inventarios) e Inventarios de
los materiales en existencia, para la proyección estimada de insumos y su posterior
fecha y caducidad.
v Implementación
de procesos de selección pertinentes que permitan la identificación de ventajas
y desventajas ofrecidas por el proveedor
v Verificación
de los contratos y exigencia de los mismos como garantes del cumplimiento de
cada una de las pautas y/o acuerdos establecidos
v Controles de
Calidad y auditorias a los proveedores con el fin de validar las garantías y
respaldo de la marca así como la implementación y uso de las estanterías que
garantizaran el almacenamiento oportuno de los insumos.
v Validación y
estudio detallado del portafolio de Servicios.
v Capacitación
del personal para el control de inventarios, con registro de salidas y entradas
de los materiales y productos
v Implementación
de métodos como ABC, que facilite el control del inventario, administrando la
inversión y controlar la rotación de productos.
v Capacitación
del personal para manejo de las plataformas y aplicativos a implementar
v Auditorias periódicas
del Inventario.
1.7.
Responsables:
·
Analista de Compras
·
Analista de Costos
·
Analista de Almacén
·
Supervisor del Àrea de producción
·
Director de Dpto. de Logística Comercial
·
Director Comercial
·
Director Financiero
·
Auxiliares de Bodega.
1.8. Cronograma y avance del proyecto:
·
Fecha de
Inicio:01 de Abril de 2017
·
Fecha de
finalización: 30 de Junio de 2017
·
Estado del
proyecto: En progreso
